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【2024】影印機租賃買斷5大關鍵,找到最理想影印機廠商!

【2024】影印機租賃買斷5大關鍵,找到最理想影印機廠商!
【2024】影印機租賃買斷5大關鍵,找到最理想影印機廠商 !

許多企業及政府機關重要公文及文件仍需要用印簽署,因此「 影印機租賃買斷 」是許多企業組織的考慮方向之一。然而,影印機品牌及影印機租賃公司也不少,因此影印機租賃買斷評估上並不容易。

在這篇文章中,我們將提供2024年影印機租賃評估上的5大關鍵、影印機買斷與影印機租賃比較、影印機租賃費用參考、推薦適合租賃買斷的影印機機型、及影印機租賃推薦的3大優點
( 文章更新於 : 2024/06/13 )

People who would be interested in this article: 此篇文章內容適用以下使用者 :

01

Purchaser採購人員

02

Financial Officer財務主管

03

Accountant會計

04

Entreperneaur負責人

 

 

After reading, you will have these following understandings: 此篇文章可以協助釐清 :

影印機租賃評估

提供最完整影印機租賃結構剖析,了解影印機租賃細節。

影印機租賃費用 & 影印機機型 

了解影印機租賃費用結構及影印機推薦租賃機型。

影印機買斷 & 影印機租賃比較

比較影印機租賃及影印機買斷,推薦適合的影印機服務及優勢。
 



| 1. 影印機租賃需注意什麼?


除了影印機租賃費用外,常常忽略其他關鍵資訊。以下統整出5大影印機租賃注意事項,讓你在影印機租賃評估上有最完整的資訊 :

| 1-1. 影印機租賃需求


在開始找影印機租賃服務前,首先要釐清公司內部的使用需求。根據各行業類別,需求都不同。

以下統整各行各業的5大常見功能需求 :
  1.  彩色影印列印需求?
  2.  大量影印列印張數的需求?
  3.  印到A3影印紙、貼紙或是厚紙?
  4.  需要影印、影印機傳真、影印機掃描、等其他功能?
  5.  需要針對人員進行影印列印張數控管?
影印機租賃5大常見需求
需求 說明
顏色 黑白、彩色
影印量 每月影印量約1000張、3000張、5000張以上
紙張 A3紙、厚紙、貼紙
功能 影印、傳真、掃描、無線網路、手機列印......等等
控管 人員列印張數控管



| 1-2. 影印機租賃費用


「 影印機租賃費用」最直接反應使用者每個月可以使用的的黑白及彩色張數。同時也會因為機型、附加功能,及影印機租賃方案的不同有所差異。

以下整理2024年影印機租賃機型及影印機租賃費用參考 :
2024年影印機租賃費用參考
機型 每月印量 影印機租賃費用
RICOH MP C307 A4 彩色影印機 3000張以下 NT$1500 - $3000
RICOH MP C2503 A3 彩色影印機
RICOH IM C3000 A3 彩色影印機 3000~6000張 NT$2000 - $4000
RICOH MP C3504 A3 彩色影印機
RICOH MP C6004 A3 彩色影印機 6000張以上 NT$2500 - $6000
RICOH IM C6000 A3 彩色影印機
 
然而,需要留意影印機租賃費用的組成,避免需支付其他費用。以下整理影印機租賃費用結構 :

影印機租賃費用
費用 說明 大約價格
月租費用 每個月基本的影印機租賃費用 $0~$6000
超張費用 超過每個月基本張數所產生的額外影印機租賃費用 $0~$2000
碳粉匣費用 根據影印機租賃方案,需支付影印機碳粉匣費用 $1000~$5000
其他費用 零件耗材費、維修費、驅動安裝費......等等 $0~$3000

影印機租賃費用 = 月租費用(或碳粉匣費用) + 超張費用 + 其他費用


1. 月租費用

影印機月租費等同於基本費用,為每個月最低的影印機租賃開銷而每個月的月租費也會因為附贈的黑白彩色張數及機型的不同,費用有所差異。

例如 : 廠商提供$2000的影印機月租方案,每個月可以影印列印1000張黑白及50張彩色。如果每個月影印超過以上張數,就會有
超張費用的產生。


 

2. 超張費用

當印量超過影印機租賃公司每個月提供的張數時,就會有超張費的產生。

超張費用的計算為每個月影印超過可印張數的黑白及彩色金額加總。黑白影印常見的A4超張費用為 $0.2~$0.5,彩色影印的超張費用為$1.5~$5 ; A3的價格為A4的2倍。
種類 便利商店 影印機租賃費用 影印店
A4 黑白影印 $3 $0.2~$0.5 $1
A4 彩色影印 $10 $1.5~$5 $7
因此,相比長期到影印店及全家、711影印,選擇影印機租賃可以省下不少費用。


 

3. 碳粉匣費用

如果選擇的影印機租賃方案月租費$0,那收費方式為收取使用的碳粉匣費用。

常見的收費方式為每年購買4~12支不等的碳粉匣。

如果選擇支付影印機碳粉匣費用方案,需留意平常列印文件的
A4 5% 覆蓋率,這會影響影印機租賃費用的高低及可以列印的張數

列印文件的 A4 5% 覆蓋率越高,需使用更多的碳粉,相同碳粉量只能列印較少的張數 ; 列印文件的 A4 5% 覆蓋率越低,可以省下更多的碳粉,相同碳粉量可以列印更多的張數


(延伸閱讀 : 一支碳粉匣可以印幾張 ? 什麼是 A4 5% 覆蓋率 ?)



4. 其他費用

部分廠商會在除了以上費用外再收取額外費用,如影印機維修費用、零件耗材費用、搬運費用、及安裝驅動費用。

在簽訂合約時需留意是否以上費用是使用者自行負擔或廠商全額負擔,才不會租來的影印機樣樣都要花錢。



 

| 1-3. 影印機租賃合約


魔鬼藏在細節中,影印機租賃合約是影印機租賃最重要的一環之一。只有充分了解影印機租賃合約書內容,才能確保合約期間內服務順利進行。

以下統整出影印機租賃合約中,最重要的四大重點 :
合約年限押金影印機租賃解約費用維修權責


1. 合約年限

影印機合約常見的合約年限為3~5年,尤其是全新機,簽約年限5年起。

對於提供一年約或是不需簽約的影印機租賃公司,需特別留意影印機租賃合約內是否有費用是使用者自行負擔,如搬運費用及安裝驅動費用等等。



2. 押金

影印機租賃合約中,基本上都會有押金,但仍偶部分影印機租賃公司有提供無押金的條件。

即使提供無押金服務,仍要詳讀合約內是否有其他附屬條件。在簽定合約前,要檢查什麼條件之下,押金會被廠商收走。



3. 影印機租賃解約費用

「 影印機租賃解約費用」會在簽約期間內提出解約而產生。在影印機租賃合約期間內不租就需要擔負影印機租賃解約費用。

而常見扣繳違約金的方式有以下兩種 :
  • 有押金 : 違約的話多半是從押金內扣除部分金額或全額。

  • 無押金 : 須繳清未完成合約月數的月租費作為違約金。


4.
維修權責

只要非人為破壞,耗材零件費及維修保養費用皆為廠商負擔。再好一點的影印機租賃公司也會提供合約期間內所有安裝驅動費用免費。

因此要特別注意機器的維護責任歸屬是哪一方,如耗材費用、零件更換費用、保養費用、及安裝驅動費用等等。

 
 

| 1-4. 影印機租賃機型


根據使用需求及放置空間不同,影印機租賃公司也會推薦不同機器的影印機租賃機型,如彩色影印機租賃、黑白影印機租賃、多功能事務機租賃、及印表機租賃。

挑選適合的機器將會決定企業的的辦公效率及額外的費用成本。以下提供幾個選擇機器考慮的因素 :
機種機型全新機或中古機綠色標章

1. 機種機型

影印機機種分為以下三種 :
落地式影印機多功能事務機印表機

    • 具備較齊全的功能,體積相對較大,落地式 A3 影印機尺寸約為60 cm * 70 cm * 110 cm。
    • 具備齊全的功能,影印機尺寸比較小,所有機型能滿足A4的影印列印需求。
    • 多半僅能列印,其他功能如影印、傳真、掃描等額外功能較少見。

不同產業對列印效果的要求都不同。對特定產業,列印效果需要比較好,例如建築業、設計產業、廣告業等等。因此,要留意租賃的影印機是否能滿足需求。

以下提供2024年影印機租賃買斷推薦機型 : 
2024年辦公室影印機推薦機型(彩色影印機)
機型 適用產業
RICOH MP C307 A4 彩色影印機 物業管理
辦公室
工作室
房仲業
RICOH IM C2000 A3 彩色影印機
RICOH MP C2503 A3 彩色影印機
RICOH IM C3000 A3 彩色影印機 事務所
資訊業
政府機關
保險業
中小企業
RICOH MP C3504 A3 彩色影印機
RICOH MP C6004 A3 彩色影印機 廣告行銷
建築設計
中大型企業
RICOH IM C6000 A3 彩色影印機
2024年辦公室影印機推薦機型(黑白影印機)
機型 每月印量
RICOH MP 3555 A3 黑白影印機 5000張以下
RICOH MP 6055 A3 黑白影印機 5000~10000張
RICOH MP 7503 A3 黑白影印機 10000張以上
RICOH MP 9003 A3 黑白影印機
2024年辦公室影印機推薦機型(黑白影印機)
機型 適用產業
RICOH MP 3555 A3 黑白影印機 工作室
RICOH MP 6055 A3 黑白影印機 補習班
辦公室
RICOH MP 7503 A3 黑白影印機 補習班
中大型企業
RICOH MP 9003 A3 黑白影印機


2. 全新 & 中古影印機

影印機廠商提供的影印機分為全新機及中古影印機。

一般使用者第一個反應即是中古機不好,容易故障。但其實中古影印機只要經妥善的維修保養,一樣能有低故障率。

而在影印機租賃費用上,全新機的影印機租賃費用是中古機的好幾倍,且合約年限也較長。使用者可以在預算與影印機的新舊間去做權衡比較。


(延伸閱讀 : 理光 RICOH 影印機真的推薦嗎?4 點原因報你知!)
(延伸閱讀 : 辦公室影印機回收,方法流程及費用一次弄懂 !)



3. 影印機節能綠色標章

電費及後續機器的汰舊回收費用也是筆開銷。

在影印機上常見的認證標章為綠色節能環保標章及ENERGY STAR®(能源之星)。

因此,影印機租賃推薦使用有節能環保認證的機型,選擇影印機租賃機型時可以詢問影印機廠商是否有包含以上兩種標章。
綠色節能環保標章環保

綠色節能環保標章環保

低汙染,具備節能減碳標章認證可回收,機體回收率高達 87%
ENERGY STAR®(能源之星)

ENERGY STAR®(能源之星)

省電節能,休眠模式省 90% 能源

| 1-5. 影印機租賃公司


為了確保選擇到一間信譽良好的影印機租賃公司,比免不肖廠商,可以將以下有兩點可以納入考量,找到推薦的影印機廠商。
 

1. 查詢客戶評價與口碑

  • 評價與口碑 : 搜尋網路上關於廠商的評價,如 Google商家評論 及 使用者裝機分享 ......等等
  • 專業評論 : 尋找是否有專業的論壇或行業組織對廠商的評價。


2. 研究廠商歷史背景

  • 廠商資訊 : 深入瞭解廠商的背景資訊,如成立時間、規模、以及其在影印機市場領域中的聲譽
  • 合作案例 : 查看廠商過去是否有與其他客戶合作案例列表,了解合作的客戶類型及租賃內容。

 

| 2. 影印機買斷 & 影印機租賃比較


影印機租賃買斷,哪種方式比叫適合呢 ? 最能替公司省錢 ? 是影印機租賃比較推薦,還是影印機買斷推薦呢 ?

以下將提供影印機買斷及影印機租賃比較的4大重點,提供適合的影印機推薦服務。
考量 影印機租賃 影印機購買
印量 印量 > 1000張 印量 < 1000張
覆蓋率 覆蓋率高 覆蓋率低
功能 多功能 簡易功能
狀況 狀況多,需專人協助 狀況少,可自行排除


1. 印量

印量少,影印機購買推薦 ; 印量多,影印機租賃推薦。

  • 月印量<1000張,建議影印機購買,因為影印頻率不高,機器耗材的耗損狀況相對低。
  • 月印量>1000張,建議影印機租賃,因為影印機的耗材耗損及故障狀況相對會提高。有專人處理可以替公司減少許多時間及營運成本。
     

2. A4 5%覆蓋率

【A4 5% 覆蓋率低,影印機購買推薦 ; A4 5% 覆蓋率高,影印機租賃推薦。


​​​​​附圖為A4 5%覆蓋率及影印成本的示意圖,可以看到選擇影印機買斷,在 A4 5% 覆蓋率提高的情況下,單影印成本會逐漸提高。因為使用碳粉量提高,碳粉費用是由使用者自行負擔。

而選擇影印機租賃的使用者,在 A4 5 %覆蓋率提高的情況下,也不須支付額外費用,因為影印機租賃期間,碳粉是免費使用。


影印列印的內容為 
簡單文字或少量內容,建議可以考慮影印機購買。
影印列印的內容為 
圖檔或多文字的內容,建議可以考慮影印機租賃。

 

3. 影印機功能

簡單功能,影印機購買推薦 ; 多功能,影印機租賃推薦。

  • 僅需簡單的影印列印功能,因機器簡單、價格低廉,適合選擇影印機購買。
  • 需要多功能影印機,視合約內容可向影印機租賃廠商要求多功能機型,而不需要像影印機購買一樣,花費龐大費用購買。
     

4. 影印機狀況

狀況少,影印機購買推薦 ; 狀況多,影印機租賃推薦。

  • 影印機購買,維修安裝設定需另外收費。
  • 影印機租賃,維修及安裝設定用皆不須另外收費。
     
除了金錢花費,時間成本及影印機停擺造成的業務損失也需考量。

(延伸閱讀 : 影印機保養指南,4個關鍵有效延長影印機壽命!)

 

| 3. 影印機租賃三大優點


如果購買影印機以省去每個月支付影印機月租費用,達到省錢的目的,為什麼許多公司行號仍選擇影印機租賃,而不是購買影印機呢?

這邊文章將會推薦影印機租賃,分享影印機租賃推薦的三大優點,
省金錢省時間省心力,讓您透過影印機租賃服務,省下不少事、輕鬆提高辦公效率!

 

優點一:省金錢】

  • 分散設備成本,減輕企業壓力
  • 省下影印機零件、碳粉耗材費用
  • 省下影印機設定安裝、維修工資費
  • 影印機免費汰舊換新
選擇影印機租賃不僅省下大筆購買影印機費用,印機租賃公司更提供零件、碳粉耗材的免費更換

遇到機器老舊不適用的問題,不僅維修處理免費,影印機租賃公司更提供免費汰舊換新服務升級更換機型,無需額外負擔費用

優點二:省時間】

  • 即時叫修,節省時間
面對影印機故障,使用者無需自行摸索如何排除。一通電話叫修,影印機租賃公司會在1個工作天內派技術人員前往處理。

不僅省去自行摸索狀況排除的時間,更避免因影印機停擺而造成公司業務損失,進而提高辦公室的工作效率。

優點三:省心力

  • 專業定期保養,保障影印列印品質
  • 列印控管,方便內部管理
影印機租賃公司會根據使用者的需求,推薦適合使用者機租賃方案及影印機機型,未來無須花費更多心力在維修及更換影印機

同時影印機租賃會有專人定期維修保養,保障影印列印品質,減少機器故障頻率

在管理方面,更提供人員列印權限管理,達到內部成本及文件控管。

| 4. 影印機租賃流程



對於初次接觸影印機租賃的使用者,時常不了解申請步驟與租賃流程。如何輕鬆申請影印機租賃服務呢 ? 以下提供影印機租賃公司的租賃申請流程,讓您更流暢的完成影印機簽約交付。

影印機租賃 5 步驟 : 
  • 步驟1 : 根據需求,廠商提供推薦機型及報價單,客戶選擇合適影印機機型。
  • 步驟2 : 填寫公司相關資訊。
  • 步驟3 : 影印機租賃公司審閱後,與客戶簽訂租賃合約。
  • 步驟4 : 確認交付時間及安裝環境確認。
  • 步驟5 : 技術專員到府安裝設定並測試,完成設備交付。